Archive de l'annonce: assistant.e de direction

Sous l'autorité hiérarchique du directeur vous avez un rôle d'interface entre le directeur, le siège de l'établissement et les différents partenaires, les élus les membres du conseil régional d'orientation et le délégué. Dans ce cadre vous apportez une assistance au directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous effectuez toutes les opérations traditionnelles de secrétariat.
Sous l'autorité de la directrice adjointe chargée des ressources, vous participez au management local de la fonction ressources humaines et assurez à ce titre, des activités de gestion dans le respect des procédures nationales et des délais requis.
En tant qu'assistant.e de direction :
- Accueil physique et téléphonique : traitement des messages (téléphonique, courriels)
- Gestion du courrier arrivée et départ : tenue du chrono avec scan des documents
- Suivi des projets et activités de la direction : tenue de l'agenda électronique et l'intranet, mise en ligne de documents sur des espaces collaboratifs
- Planification, organisation et participation à certaines réunions locales et régionale et établissement des commandes et gestion des factures correspondantes
- Planification et organisation de l'instance : conseil régional d'orientation. Participation aux séances, rédaction des comptes rendus et gestion de l'espace instances ..
- Participation à des groupes de travail (réseau national des assistantes de direction,...)
En tant que correspondant.e RH :
- Gestion administrative des déplacements des agents de la délégation
- Gestion et contrôle des chèques déjeuners
- Organisation et suivi des visites médicales, absences syndicales, grèves, accidents de travail
- Participation à l'élaboration des documents institutionnels (rapports annuels, bilans de dépenses, ...)

Profil recherché:
Savoir planifier et organiser son travail dans le respect des procédures et des échéances
Etre autonome dans son travail, savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie
Maitriser les outils bureautiques (Word, PWT, messagerie)
Qualité d'expression orale et écrite
Aptitude à communiquer et à s'adapter à des interlocuteurs divers
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité